寧夏住房資金管理中心信息系統功能支撐項目變更公告

*、采購計劃編號：**************

*、采購文件編號：***-**-**-***/-**-*

*、采購單位：寧夏回族自治區住房資金管理中心

聯??系??人：?楊植???????????????電?????話：****-*******

*、招標代理機構：寧夏國際招標咨詢集團有限公司

地?????址：寧夏銀川市虹橋南街西側天源財匯中心*座**層

聯??系?人：陳敏瀚??李鋒?????電?????話:****-*******-****

*、首次公告時間：****年*月**日；

*、變更內容：?第*章項目需求

*、項目建設背景

首先，檔案的管理規范決定了信息化建設分工的專業性和獨立性。國家檔案局關于在《電子文件的歸檔和電子檔案管理規范》**/*?*****-****，明確規定了在業務系統中產生的電子文件，必須推送到電子檔案管理系統中進行歸檔才能稱為電子檔案。兩套系統互為監督和監控，利用業務數據監控檔案，利用電子檔案數據監督業務辦理的合規性。

其次，電子信息資源管理的范疇決定了，需要獨立建設電子信息資源管理平臺。電子信息資源管理平臺包含的范圍不僅僅是業務系統在辦理業務過程中產生的電子文件，還要管理在**系統、財務系統以及其他系統分散的如音頻、視頻、照片等海量的非結構化數據。

再次，通過電子信息資源管理平臺本身來進行海量非結構化數據存儲時的負載均衡，高效數據等技術保證平臺的效率。在業務系統中建設某模塊的功能將影響業務系統的運轉效率以及電子信息資源的檢索速度。

最后，無紙化帶來的巨大作用。減少柜臺業務受理環節，提高辦理效率，節省群眾的等待時間。采用電子工單閱覽和電子簽名模式，極大節約了紙張的使用，環保節約；業務單據電子儲存，方便檔案管理，提升檔案管理查詢效率，極大降低紙質檔案管理成本（如場地占用以及費用，紙質文件的防火、防潮、防蛀等）。極大降低打印機設備的采購、維護以及耗材的使用，大量節省辦公設備成本。

*、軟件功能要求

*、總體技術要求

（*）系統可擴展性：可以方便對系統數據進行快速當前索引和其它數據資源進行管理。能夠滿足系統在以后業務發展上的擴展性要求。

（*）系統按*/*架構部署。

（*）系統具有高安全性和災難恢復能力。

（*）影像數據在采取集中存儲機制下，能夠采用相應技術手段保證影像數據的安全性和高可用性。

（*）系統應提供影像數據的獨立備份功能。

（*）與中心現有業務系統和標準化平臺對接，實現業務前臺業務資料的自動同步，歸檔。

*、性能要求

在中心現有網絡結構及應用環境下支持***以上用戶同時在線操作，*個用戶通過主索引要素查詢任*文檔時間不超過*秒，多索引要素復合查詢文檔時間不超過*秒。

*、能夠支持**以上海量數據的管理。

建設*個統*的電子化檔案管理平臺將歸集、提取、個貸、公積金會計檔案列入到檔案系統中進行管理以便實時地進行檔案影像資料的檢索、查詢，并能讓各分中心調閱或檢查。

*、接口要求

實現與業務系統的無縫鏈接，在業務系統中受理業務時或者受理完后進行檔案的拍照或者掃描；在業務的審批環節等能查看電子檔案；在日常業務受理時可以隨時從業務系統中調閱電子檔案。

*、功能要求

（*）影像采集

支持掃描儀、高拍儀等多種設備，將紙質檔案采集為電子影像存儲。系統支持對影像的編輯工作，包括去黑邊、傾斜矯正、縮略圖顯示、多屏顯示、局部放大等功能。

影像采集的內容（檔案類型）應與業務系統中的定義相*致，并且業務系統中已定義了辦理某類業務時所需的檔案資料類型，無需在檔案系統中重復定義。

（*）條碼管理

引入條碼技術對檔案進行編碼和管理。條碼編碼原則要保證唯*性和實用性。

（*）元數據自定義

檔案參數自定義；檔案類型的自定義；文檔類型參數定義；檔案收集登記自定義；檔案資料查詢自定義；操作界面自定義。

（*）檔案收集

在檔案參數的自定義管理后生成檔案登記信息的自定義界面，檔案信息錄入是指：*）按層次定義各種檔案及檔案要素；?*）對檔案定義的要素進行錄入；*）業務檔案通過接口導入數據；?*）業務部門整理檔案、打印條碼。

（*）檔案交接管理

檔案的交接管理應同時提供兩種模式，*種是批量交接，*種是逐*交接。前者模式支持手工登記起始檔案號的方式批量交接，而無需逐*的掃描檔案條碼，后者則需要逐*掃描檔案條碼才能進行交接。后者的流程如下：

*）檔案交接管理

填寫檔案交接表，逐*掃描交接明細（案卷編號、案卷名稱、案卷條碼）

*）檔案歸檔管理

創建檔案歸檔表，逐*掃描歸檔明細

實現交接明細與實體檔案信息核銷*致，提醒檔案交接不*致信息

（*）檔案上架裝盒管理

*）檔案裝盒管理：(*)檔案盒電腦上架；?(*)檔案盒分類存放；

*）檔案保管存：?(*)放集中存放模式；?(*)分散存放模式集中；?(*)?分散混合模式；

*）檔案裝盒管理的流程可以逐*交接管理模式和*為*，從而減少交接掃描條碼和裝盒掃描條碼的重復勞動。

（*）檔案資料查詢

*）案卷信息查詢；?*）卷內目錄查詢；?*）電子影像查詢；

系統通過權限控制管理瀏覽人員所能看到的檔案。提供按批次號、產品名稱、客戶名稱、電話號碼、身份證號、申請單號、合同單號等條件查詢檔案清單功能。

可以查看檔案的詳細信息，包含各單據的圖片掃描，在查看檔案影像的時候，可以進行前翻，后翻，左轉，右轉，上下旋轉，放大，縮小，適應屏幕，適應寬度，縮放等*系列操作。

紙質檔案保存的信息，包括對應的包、批次、庫房、檔案架的組號、行列號等信息。

在業務系統里應顯示是否有電子檔案的指示，并根據不同人的權限控制對于電子檔案的訪問。

（*）檔案報表統計

檔案統計報表統計主要是統計下面內容：?(*)檔案統計報表：?包括檔案分類統計部門統計報表、發件人統計報表；?(*)檔案利用報表；?(*)庫房統計報表：包括庫房統計報表、檔案架統計報表。

（*）檔案借閱管理

實現實體檔案和電子檔案的借閱權限控制、在線借閱審批。內容包括：(*)查看待借閱檔案；?(*)借閱單管理；?(*)?部門負責人審核；?(*)?檔案負責人審核；?(*)?檔案借出；?(*)?檔案歸還。

（**）檔案復核

實現檔案的稽核和審批。內容包括：未復核、已復核、待整改、已整改。

（**）檔案銷毀管理

實現待銷毀檔案的銷毀提示、銷毀鑒定、檔案下架等管理。

（**）其他檔案管理

實現文書檔案，和人事檔案等其他類型檔案的特殊管理。

（**）任務提醒

實現對業務人員任務的提醒。

（**）檔案預警

與業務系統銜接，定時獲得業務辦理數據，超出規定期限內檔案未交接，將預警提示；檔案逾期未歸還也將預警提示；

（**）數據共享

檔案的交接信息、庫房信息、借閱信息、銷毀信息等應與業務系統共享，實現業務系統顯示檔案狀態信息。

（**）文書檔案管理

對于文書檔案應提供自動組卷功能。

（**）數字水印

采用水印技術等進行打印掃描后的影像文件；

（**）系統信息管理

*)檔案庫房管理

(*)庫房基礎信息管理：

系統支持庫房基本信息維護功能，內容包括庫房編號、名稱、地址、所屬分公司等信息。系統提供庫房基本信息的修改和刪除功能，對于已經有檔案架信息的庫房不能刪除。

(*)系統支持檔案架信息管理：

管理的內容包括檔案架的組號、行列號、檔案庫房編號等。系統提供檔案架信息的修改和刪除功能，對于已經有檔案包信息的檔案架不能刪除。

(*)檔案包位置信息管理：

系統提供檔案包位置調整功能，可以通過實際情況調整檔案包保存的庫房、檔案架的組號、行列號信息。

(*)庫房信息查詢：

系統提供庫房信息的查詢功能，可以查看庫房的基本信息和相關的檔案架列表。

系統提供檔案架信息的查詢功能，可以查看檔案架的基本信息和相關的檔案包列表。

*)?機構信息管理

組織機構管理是指對組織結構進行統*編碼和對編碼的維護功能。組織結構包括市中心、區縣管理部等各級使用部門。

*)?用戶信息管理

用戶信息管理包括：(*)用戶信息管理；（*）用戶組信息管理；?（*）用戶崗位管理；（*）用戶權限管理；（*）在線系統用戶管理。

*)?系統日志管理

系統日志管理包括：(*)操作日志信息管理；?(*)系統日志信息管理。

使系統具備高可靠性和高穩定性。

（**）檔案復用

減少重復提交資料的掃描工作，可以調閱歷史掃描檔案，進行原件比對。

*、歷史檔案數字化掃描加工要求

工作量

*、小本會計憑證：約******頁；

*、****年-****年會計憑證：約******頁；

*、會計報表明細賬：約*****頁；

*、****年之前（不含****年）貸款檔案：****份，約******頁；

*、****年之后（含****年）貸款檔案：*****份，約******頁；

*、住房補貼審核資料：約*****頁；

*、文書檔案：約****頁。

合計：需要掃描的檔案*******頁。

按照*.**元/張，歷史檔案數字化掃描加工*期項目經費為：******元,預計掃描檔案*******頁。剩余檔案按照實際剩余情況在****年度項目預算中體現。

本項目招標文件中所注明的工作量為預估工作量。

（*）檔案整理

中心現有業務檔案有些沒有規范排序，因此需要對紙質檔案進行整理，依據國家相關檔案管理規范和中心檔案管理要求，以卷為單位逐頁排序并編寫頁碼，最后制作卷內目錄。

檔案整理工作具體要求如下：

*.目錄數據準備

按照公積金貸款檔案整理辦法的相關要求，規范檔案中的目錄。核對案卷信息，包括多項基本目錄項信息以及其他可自定義目錄項信息。

按照公積金提取檔案整理辦法的相關要求，規范檔案中的目錄。核對案卷信息，包括多項基本目錄項信息以及其他可自定義目錄項信息。

*.拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

*.區分掃描件和非掃描件

按要求把同*案卷中的掃描件和非掃描件區分開。區分原則：有兩份或兩份以上的案卷資料只掃描其中*份；原件和復印件同時存在的情況下，只掃描原件。

*.頁面修整

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

*.資料整理

確認檔案袋內目錄的記錄是否與檔案資料相符；

對檔案袋的資料按照案卷目錄上的條目錄項進行排序，并統*進行頁碼的編排；

目錄如有與檔案資料不符的情況，則應修改錯誤并進行相關信息記錄。

*.裝訂

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意與案卷目錄順序*致，保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

（*）檔案掃描

*.掃描方式

根據檔案幅面的大小(**、**等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

*.掃描色彩模式

掃描色彩模式通常采用彩色值。

*.掃描分辨率

掃描色彩模式選擇的分辨率為不低于******。

（*）圖像處理

對掃描圖像進行校對，確保圖像完整無誤，并對有問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術處理。

糾偏：對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，保證數字圖像的偏斜角度小于**度。

去污：去除數字圖像中影響可懂度的雜質。檔案數字化圖像的去污，應遵循在不影響可懂度的前提下展現原貌的原則。

對紙質文件掃描后形成的圖像文件進行錯頁、漏頁、清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達到要求的圖像質量；保證錯誤率低于萬分之*。

（*）圖像存儲

*.存儲格式

將掃描完成的案卷資料影像文件統*轉為單頁的***格式。

*.圖像文件的命名

圖像文件的命名需以每卷案卷目錄的目錄項順序統*編頁后，以*位頁碼為名，空位以阿拉伯數字*字符補齊。

（*）建立索引

*.索引信息的存儲格式應能夠和中心的電子檔案應用系統及數據庫兼容，實現導入和導出。

*.每件檔案的*級索引項數目為*個（檔案編號、借款申請人證件號、借款申請人姓名、申請編號、貸款日期），*級索引還需根據具體需要建立其他自定義的索引項。

*.保證索引錄入的總體錯誤率低于萬分之*。

（*）檔案影像質檢

用專用核查軟件，校對索引數據庫與影像的**對應關系，并及時修改。

（*）檔案裝訂還原

按照要求，將加工完成的檔案按順序排列整齊，將不掃描頁按照編頁號插回到原來位置，將新打印的卷內目錄替換原有的手寫目錄，按照原有的裝訂孔裝訂，恢復原樣然后放入盒內。

（*）數據導出

按照要求，將加工完成的數據導出到移動硬盤中。并填寫數據導出檢驗單。

（*）檔案歸還

*.按照要求，將數據導出硬盤、歸檔案卷提交用戶驗收。驗收合格的數據，雙方填寫數據硬盤收單。

*.驗收合格的案卷，按照用戶要求，將歸還到指定的地點，入庫時要認真清點核對所提交的案卷數量（份數），并將每次提交信息登記錄入到計算機《檔案加工還卷交接表》內，打印兩份，雙方簽字后各執*份備案。

（**）檔案裝盒

檔案裝盒管理是指庫房操作人員對已經登記交接或已經接收的檔案資料進行裝盒保存，最后將檔案盒上架保存的過程。

（**）檔案上架

庫房管理員按檔案盒條碼的標記位置上架保存。

（**）檔案數據掛接

將掃描后產生的電子影像數據導入到檔案系統中去，可以根據檔案系統內的案卷信息進行查詢。需實現與中心現有電子檔案管理系統進行數據接入，達到數據與圖片與現有檔案系統對接簡單安全，接口方案切實可行。

務系統中的目錄信息進行逐*比對，保證檔案系統和業務系統數據的*致性。

（**）數據存儲

公積金中心現已建立電子檔案系統數據庫，中標方交付掃描成果必須以*容量的移動硬盤為介質，硬盤內目錄結構應嚴格符合標準目錄結構的要求。

標準目錄結構:

*.根目錄：硬盤根目錄下只能存在有序的若干文件夾，每個文件夾都能獨立的讀寫；

*.第*層：第*層目錄由若干以案卷編號命名的文件夾及*張記錄這些案卷資料基本信息的電子表格組成；

*.第*層：第*層目錄存放各案卷資料的圖像文件，圖像文件的命名需以每卷案卷目錄的目錄項順序統*編頁后，以*位頁碼為名，空位以阿拉伯數字*字符補齊。

*、其他要求和約束

回族自治區住房資金管理中心紙質檔案數字化要求過程嚴謹、工作環節清晰，管理規范。依據國家相關標準和中心需求，工作環節應包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

（*）工期要求

所有數字化掃描加工工作必須在中標并簽訂合同之日起???????內完成。

（*）加工軟件工具要求

應能夠對該檔案的基本信息進行自動核對；

能夠實現對電子圖片的質量修改及加工（如糾偏，裁剪，除噪點等），并且能確保其排列順序與實體檔案的流水頁碼**對應；

能夠對案卷的電子圖片進行保存并且備份，確保數據的安全性，完整性；

生產過程中，可根據檔案資料的各項基本信息對已經掃描完成但尚未著錄的檔案資料進行查詢；

支持必要軟件核對功能以保證生產過程中所有錄入信息的正確無誤；

生產軟件能夠根據錄入信息內容的需要進行自定義，并且對錄入信息進行新增、修改和刪除操作。

（*）場地要求

檔案掃描和錄入必須在指定工作場所內進行，在中心實施數字化加工。未經工作人員允許，任何檔案文件不得帶出場外；現場要求安裝視頻監控。

（*）安全要求

檔案原件在掃描加工過程必須保證原件無破損、無遺失，裝訂還原準確率達到***％。

紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄

（*）保密要求

鑒于公積金檔案的保密特性，在中標后簽訂保密協議，投標人對公積金中心的檔案掃描加工過程中履行保密責任。

寧夏國際招標咨詢集團有限公司

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